Il Natale è alle porte ma anche quest’anno avete paura di non riuscire a godervi le meritate vacanze? Benvenute nel club!
Purtroppo, questo è il lato oscuro che accomuna tutti i capi o le cape di se stesse! Perchè se è vero che si può prenotare l’estetista quando si vuole, o decidere che il lunedì si comincia un pò più tardi, è anche vero che staccare del tutto, magari per due settimane è praticamente impossibile.
Con ripercussioni non da poco sulla propria salute mentale, soprattutto in questo frastornante 2020.
Proprio per questo, amiche freelance, vi preghiamo di concedervi una pausa, e per aiutarvi nell’ardua impresa vi abbiamo preparato una guida con 5 punti, che vi permetterà di non perdere i clienti… ma neanche la sanità mentale!
1. Pianifica le vacanze
Partiamo dalle basi: il problema principale dell’andare in ferie quando si è una freelance è la reazione dei clienti che spesso esigono e (ottengono) devozione e disponibilità 24/7 (in un altro articolo parleremo magari di limiti da porre…) e potrebbero non prendere bene la notizia di un’assenza prolungata.
Quindi? Ancor prima di affrontare il problema della comunicazione, fatevi furbe e scegliete con cura le date in cui sarete assenti. Il segreto? Scegliere i giorni in cui sicuramente anche i vostri clienti saranno sul divano con la pancia piena di panettone o pandoro e saranno primi a non volere occuparsi del lavoro e quindi di voi, per esempio: dal 25 dicembre al 2 gennaio.
2. Avvisare clienti e partner dell’assenza
Soprattutto all’inizio di carriera, parlare e comunicare con i clienti, può fare molta paura! figurarsi se si deve comunicare alcune date di NON disponibilità!
I clienti infatti, non sono esattamente i nostri migliori amici anzi fanno di tutto per assomigliare a bestie feroci, ma tenete sempre a mente che un cliente che non vuole accettare le vostre ferie non è un cliente con cui vale la pena di lavorare. Perchè ci sono anche clienti normali là fuori, che rispettano le vostre esigenze e i vostri diritti, ve lo promettiamo!
Detto questo, armatevi di coraggio, e quando avete chiare in mente le date di fine e inizio ferie, scrivete una bella mail ai vostri partner e clienti più importanti (quelli con cui vi sentite di settimana in settimana) e mettete tutto in chiaro, nero su bianco.
L’ e-mail che manderete dovrà essere chiara e sintetica, a partire dall’oggetto.
Segue un esempio che, ovviamente, potete modificare a vostro piacimento.
Oggetto: Auguri e Ferie Natalizie 2020
Messaggio: Con l’avvicinarsi delle feste di Natale, vi scrivo per farvi i miei più cari auguri di Natale e di Buon Anno Nuovo.
Inoltre, colgo l’occasione per comunicarvi che non sarò operativa dal 25 dicembre 2020 al 2 gennaio 2021 per trascorrere un po’ di tempo con la mia famiglia e per staccare la spina.
Spero che voi possiate fare altrettanto.
Il lavoro comunque proseguirà come previsto e stabilito.
Grazie mille e un caro saluto.
Una e-mail del genere non vi farà apparire svogliate, anzi! Sembrerete delle professioniste rispettabili che hanno giustamente bisogno di bilanciare la propria vita lavorativa con del sano relax, in modo tale da poter dare sempre il 100% durante i giorni lavorativi
3. Se gestite canali social, programmate i contenuti
Ricordate sempre, andare in ferie è giusto ma interrompere il lavoro no! E questo vale, purtroppo, anche se vi occupate della gestione dei canali social di qualcuno.
Come sapete bene se siete delle Social Media Manager, l’interruzione della pubblicazione è fuori discussione ma esistono diversi modi di programmare le pubblicazioni su quasi tutti i social media.
Per esempio, sia Instagram che Facebook sono programmabili attraverso Creator Studio che è di proprietà della stessa società madre. Ma esistono anche altri software compatibili come Planoly, SquareSpace, Later, Buffer.
Piccolo accorgimento ulteriore: nella programmazione che preparerete, fate in modo di non pubblicare nessun contenuto “sensazionale” durante i giorni della vostra assenza… non avere nessuno che risponde a commenti e messaggi non è molto augurabile! Soprattutto nel caso in cui qualcosa non funzioni!
3b. Trovate un assistente
Se siete delle freelance avrete presto il sogno erotico di tutte le freelance: un assistente!
Ma se siete delle freelance alle prime armi vi renderete anche presto conto che il sogno diventa proibito nel momento in cui andate a vedere i conti….
Se per ora non potete ancora permettervelo, una soluzione forse c’è:
Trovate una risorsa che possa darvi una mano part-time!
Solo per le questioni più urgenti e solo per una o due settimane, magari proprio le settimane del panettone! Sarà sicuramente più economico e potrebbe essere il regalo che vi meritate!
4. Impostare l’Out of Office
Anche se vi siete già preoccupate di avvisare i vostri clienti e i principali partner, riguardo alle vostre vacanze, è importante che vi ricordiate anche di impostare l’Out Of Office nella vostra mail. Qualcuno potrebbe comunque provare a contattarvi durante quei giorni, o ancora potrebbe non aver visualizzato la vostra mail e come dire sempre meglio prevenire che curare!
Le informazioni da inserire nella vostra notifica automatica sono essenzialmente due:
- le date in cui sarete in ferie e la data in cui tornerete ad essere operative;
- le informazioni su cosa fare in caso di urgenza catastrofica (per esempio quale collega contattare o a quale numero raggiungervi).
Segue una mail di esempio che, ovviamente, potete modificare a vostro piacimento.
Oggetto: Out of Office – Nome e Cognome
Messaggio:
Ciao!
Sarò in ferie dal 25 Dicembre 2020 al 2 Gennaio 2021.
Ritornerò in ufficio il 3 Gennaio 2021 e da quel giorno sarà mia cura rispondervi il prima possibile.
Nel caso in cui ci fosse un’urgenza, vi prego di contattare la mia assistente [ Nome Cognome ], [ indirizzo email ].
Grazie mille e un caro saluto.
4.b Creare un indirizzo mail per l’occasione
Nel caso in cui foste delle workaholic e non riusciste proprio a non guardare le email durante le vostre meritate vacanze, un’altra possibilità è quella di creare un account email dedicato da condividere solo e soltanto (ricordate che ferie = niente lavoro) con i clienti con cui non potete fare a meno di parlare.
In questo modo riuscirete a filtrare almeno in minima parte i messaggi e concentrarvi solo su ciò che davvero non potete tralasciare.
E se proprio non riuscite a staccare del tutto…
5. Delimitate le ore al giorno in cui lavorerete e i task di cui vi occuperete
Se amate il vostro lavoro o siete dipendenti da esso (in tutti i sensi), sarà difficile anzi impossibile evitare di guardare la mail. In questo caso l’unica cosa che potrebbe aiutarvi, se proprio non riuscirete a stare lontane dalle tecnologia, è definire i soli compiti di cui (in caso) dovrete occuparvi e definire l’orario e la durata. Ad esempio tutte le mattine dalle 11 alle 13. Un consiglio spassionato? Non più di due ore al giorno!
E ora che siete pronte…
Buone vacanze, ci rivediamo nel 2021!
