Lo smart-working è qui per restare? Pregi e difetti di un modo di lavorare che ha caratterizzato il 2020

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Se prima del 2020 qualcuno aveva già messo in dubbio la necessità di radunare tutti gli impiegati di un’azienda sotto lo stesso tetto, dopo quest’anno abbiamo la certezza che – almeno per i “lavoratori della conoscenza” – ciò non sia per forza vero. 

Tante di noi, infatti, che lavorano nello sviluppo di prodotti e servizi grazie alla propria conoscenza teoretica e analitica, hanno avuto la conferma che non c’è alcun bisogno di recarsi in un ufficio ed essere sedute a meno di un metro dai propri colleghi per fare bene il proprio lavoro. 

Per questa presa di coscienza, difficile da digerire soprattutto ai piani alti, dobbiamo ringraziare la crisi dovuta alla pandemia da Covid-19 iniziata a Marzo 2020 che ha fatto cambiare idea anche ai più restii mettendoli forzatamente davanti alle evidenze. 

Brevi cenni storici sullo smart-working o lavoro da remoto 

Il primo grande passo verso l’accettazione dello smart-working è avvenuto prima di quanto immaginiamo: non con la diffusione di Internet, quindi, ma negli anni ’70 del ‘900 a seguito di un aumento del prezzo del petrolio negli Stati Uniti causato dall’embargo imposto dai paesi associati all’OPEC (Organization of the Petroleum Exporting Countries) nel 1973

L’aumento dei prezzi, infatti, avevo reso lo spostarsi per lavoro troppo costoso, così furono adottate delle politiche volte ad arginare il problema. Queste politiche principalmente permettevano agli impiegati aziendali di evitare gli uffici canonici e andare a lavorare, invece, presso altri tipi di luoghi: dalle abitazioni private, alle biblioteche per finire con coworking e bar. L’unica richiesta era quella di recarsi in ufficio periodicamente per un check organizzativo. 

Ovviamente la vera svolta in merito è arrivata solo grazie all’avvento di Internet, che ha permesso la vera diffusione dello smart-working all’inizio degli anni 2000. 

Nel 2015 lo studioso Nicholas Bloom e i suoi collaboratori hanno studiato il fenomeno e quello che è apparso, in estrema sintesi, è che chi ha la possibilità di scegliere dove lavorare aumenta la sua produttività fino al 22%. 

Nei tempi più recenti – fino a prima dell’arrivo del Covid-19 – le aziende si sono un po’ divise a riguardo: alcune, come Yahoo e IBM, hanno addirittura ignorato il trend e deciso di invertire rotta riavvicinando gli impiegati agli uffici fisici, mentre altre si sono lanciate nella nuova avventura proponendo sia forme di smart-working totali che parziali. 

Oggi, a quasi un anno dallo smart-working forzato di più del 50% delle risorse prima collocate negli uffici, viene naturale porsi una domanda: questo modo di lavorare è fatto per restare o appena potremo torneremo a riempire gli uffici? 

Per rispondere a questa domanda abbiamo analizzato i principali benefici e problematiche dello smart-working.

I comprovati benefici dello smart-working 

Analizziamo i benefici dello smart-working da tre punti di vista: degli individui, delle aziende e della società.

    • Per gli individui. I benefici dello smart-working per i singoli individui sono più che evidenti. La maggior parte delle persone riconosce tra i plus più importanti la libertà di poter scegliere dove vivere. I Millennials, in particolare, sono i più attratti da questa opportunità per il sogno di diventare “nomadi digitali”, ovvero di avere la possibilità di lavorare e girare il mondo contemporaneamente. Altra motivazione meno romantica ma altrettanto importante del perché questo plus piace tanto a tutti, è la possibilità di scegliere di vivere in un luogo dove il costo della vita è decisamente inferiore alla media. Infine, tra i plus più citati c’è anche una miglior qualità di vita e il ritrovato equilibrio tra sfera privata e lavorativa. Ovviamente questo non vale per tutti, perchésoprattutto tra le generazioni più vecchie – c’è ancora qualcuno che fatica ad abituarsi. Ma, in linea di massima, è stato riconosciuto come lo smart-working permetta alle persone di organizzarsi meglio per poter dividere in modo più equilibrato il proprio tempo. 
    • Per le aziende. Il beneficio primario per le aziende che adottano politiche di smart-working è un riscontrato aumento del coinvolgimento degli impiegati verso l’azienda. E questo – è risaputo – è forse la metrica di successo più importante per chi vuole fare business: senza un team affiatato, non si va da nessuna parte! Come se non bastasse, le risorse non sono solo più felici ma anche più efficienti: aumentando la propria produttività fino al 4,4%. Tra gli altri benefici riscontrati, ce n’è uno più ovvio ma non per questo meno importante: con meno persone negli uffici, c’è meno bisogno di grandi immobili in affitto. Le aziende possono così permettersi di risparmiare grandi somme da investire in altri modi.
    • Per la società. Se più aziende adottassero politiche di smart-working, la società stessa in cui viviamo potrebbe giovare di due grandi benefici. Il primo è il rallentamento delle fughe di cervelli dalle aree meno fortunate di ogni paese; grazie alla possibilità di lavorare da remoto e accedere comunque a opportunità interessanti si ridurrebbe di lunga il fascino del cambiare residenza per pagarsi da vivere. Il secondo, infine, riguarda l’ambiente: nel 2018 ogni americano ha impiegato in media 4 ore e mezza a settimana per andare a lavoro, probabilmente spostandosi in auto. Se la maggior parte delle persone non devono più prendere la macchina per andare in ufficio, viene da sé che le emissioni si possono ridurre significativamente. 

Le principali problematiche dello smart-working

Sebbene le speranze siano alte, ci sono ancora alcuni aspetti dello smart-working che preoccupano le aziende e impediscono di prendere decisioni a riguardo. Tuttavia, le aziende più illuminate – durante i lockdown imposti dalla pandemia di Covid-19 – hanno imparato che con tanta organizzazione, pazienza e attenzione, tutto può essere risolto. Ma vediamo nello specifico le problematiche principali e le relative best practice:

    • Comunicazione, brainstorming e problem-solving. Quando i collaboratori sono sparsi per il mondo, o semplicemente ognuno a casa propria, diventa un po’ complicato mantenere la comunicazione dal vivo tra colleghi e il passaggio immediato di informazioni. Certo, ci sono tantissimi strumenti diversi a cui possiamo ricorrere, Skype, GoogleMeet, Zoom, Face-time, ecc. ma comunque non è facilissimo coordinarsi ed è difficile dar vita allo stesso scambio di idee che normalmente avviene in ufficio. La soluzione a tutto questo potrebbe essere abituarsi a una comunicazione più fluida e soprattutto non immediata, per esempio attraverso un canale Slack sempre attivo dove le risorse possono scrivere quando vogliono e il resto del team risponde appena possibile. O, più semplicemente, attraverso un foglio di Google Drive lasciato aperto per Q&A varie ed eventuali. Il lato positivo di questo tipo di approccio è l’abbattimento di eventuali barriere nei confronti delle risorse junior che si sentono così più propense nel condividere idee e suggerimenti.
    • Condivisione della conoscenza interna. Normalmente quando siamo seduti alla nostra scrivania in ufficio abbiamo intorno a noi un sistema di supporto fatto dai nostri colleghi che, più o meno simpatici che siano, possono aiutarci a risolvere un dubbio o una problematica lavorativa. Quando lavoriamo nelle nostre case, invece, tutto ciò viene meno e non tutti sono disposti ad alzare il telefono per chiedere aiuto. Tutto questo si potrebbe risolvere condividendo a livello aziendale quella conoscenza che è nella testa delle risorse chiave attraverso una codificazione delle prassi e delle strategie adottate e/o adottabili. In questo modo, chi è in difficoltà può trovare la soluzione ai suoi drammi in autonomia e in perfetta linea con le norme aziendali.
    • Socializzazione, spirito di squadra, e mentoring. Un’altra delle preoccupazioni principali relative allo smart-working è la possibilità che le persone si sentano isolate sia a livello sociale che professionale. Soprattutto nei casi in cui parte del team è a casa e l’altra parte è in ufficio, può capitare che gli individui soffrano di alienazione dai propri colleghi e dall’azienda stessa. Con l’assenza di interazioni dal vivo, spesso si rischia di tagliare fuori qualcuno dai flussi di comunicazione o, peggio ancora, di non accorgersi che qualcuno sia sovraccarico e stia soffrendo per questo. Infine, nonostante i software di videoconferenza, permettano di “incontrarsi” e leggere i reciproci linguaggi facciali, è ancora molto complicato riuscire a socializzare a distanza con i propri colleghi. Per ovviare a questi problemi alcuni hanno optato per Intelligenza Artificiale e Realtà Virtuale, ma l’opzione migliore resta quella di organizzare periodicamente dei momenti di incontro di più giorni durante i quali le persone possono creare dei veri e propri legami tra di loro.
    • Valutazione delle performance e compensi. Preoccupazione che riguarda soprattutto le generazioni più grandi (e i maniaci del controllo) è l’impossibilità di poter valutare al 100% come e quanto lavorano i propri impiegati che lavorano da casa e, in particolar modo,  l’impossibilità di valutare le competenze interpersonali. Alcune aziende, oltre a valutare le proprie risorse in base alla qualità del loro lavoro e alle interazioni virtuali, hanno optato per un controllo più ferreo e all’utilizzo di software che tengono traccia della produttività di ognuno. Grazie a questi software le aziende sono riuscite ad aumentare la produttività dei propri impiegati? Nemmeno un po’, quindi la strategia principale in merito resta la fiducia. Per quanto riguarda i compensi, invece, il dibattito si apre su un’altra questione: è giusto pagare tutti allo stesso modo o bisogna adeguare i salari alle regioni in cui vivono e operano gli impiegati? Anche in merito non c’è ancora una best practice assoluta.
    • Sicurezza e legislazioni. Anche questa è una preoccupazione che riguarda soprattutto le generazioni più grandi e tutti coloro che non sono molto ferrati con le nuove tecnologie. Tra le prime cose che vengono in mente a queste persone, infatti, quando si parla di smart-working c’è la possibilità che qualcuno (anche tra i loro stessi impiegati) possa condividere informazioni preziose con i competitor oppure che un qualche hacker possa forzare i sistemi di sicurezza delle infrastrutture digitali e creare danni più o meno gravi. In questo caso però sono a disposizione un gran numero di soluzioni atte ad arginare notevolmente problemi del genere. Preoccupazioni ben più grosse, invece, sono quelle legate alle leggi dei vari paesi che a volte sono contrarie a determinati modi di lavorare. Per esempio, la società indiana TCS leader in servizi IT allo scoppio della pandemia ha dovuto collaborare insieme alle autorità e all’Associazione Indiana delle Aziende di Software e Servizi per cambiare le leggi da un giorno all’altro e permettere a tutti i dipendenti impiegati nella attività di call center di lavorare da casa. 

Smart-working, moda passeggera o nuova normalità? 

Sicuramente non tutte le aziende e non in poco tempo riusciranno in questa manovra, ma con la giusta strategia, organizzazione, tecnologia e leadership molte più realtà riusciranno a convertirsi e ad approfittare dei benefici dello smart-working ed entrare in quello che – secondo noi – sarà il futuro del lavoro della conoscenza.

Preso atto di questo, il passo successivo non diventa più capire se questo sarà o meno il futuro, quanto piuttosto capire cosa serve per adeguarsi correttamente a ciò che verrà e cavalcare l’onda. E la risposta è molto semplice: un buon management che si occupi di supportare il cambiamento e tutte le best practice che abbiamo menzionato fino a ora.

Fonte: 

“Our Work-from-anywhere Future. Best Practices for all-remote organizations by Prithwiraj (Raj) Choudhury – Harvard Business Review Vol.98 Is.6”.