Routine o improvvisazione? Cosa serve per far sopravvivere la vostra azienda in tempi incerti

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Le organizzazioni di successo hanno tutte due cose in comune: routine organizzative e procedure esecutive ben definite. Entrambe sono molto importanti ed entrambe vengono date per scontate nei momenti di calma piatta. 

Ma è quando il gioco si fa duro e un’azienda ha bisogno di flessibilità e velocità che le routine possono rivelarsi limitanti. Per esempio, con l’arrivo del Covid-19, probabilmente molte organizzazioni si sono trovate in difficoltà a causa dell’impossibilità di applicare le consuete routine. 

Quello che serve, quindi, per sopravvivere con successo nei momenti di incertezza non sono solo le routine organizzative e le procedure esecutive, ma anche l’abilità di improvvisare. 

In questo articolo vedremo insieme qual è la formula magica per rispondere il più efficientemente possibile in caso di ambienti ad alto rischio di cambiamento.

Gli approcci organizzativi

I ricercatori hanno identificato 3 tipi di approccio che i manager possono adottare per completare i task che il lavoro richiede:

  1. Routines organizzative, super efficienti quando il contesto lavorativo è prevedibile;
  2. Semplici regole, o euristiche – regole pratiche che aiutano a velocizzare il processo decisionale e a dare priorità a ciò che è più importante o coerente per l’azienda (per esempio, lavoriamo solo con società fondate da donne); 
  3. Improvvisazione – soluzioni creative e spontanee per affrontare un problema o un’opportunità (per esempio, gli impiegati non possono più recarsi in ufficio. Cosa facciamo?). 

Fino a oggi, le aziende si sono focalizzate principalmente su uno dei tre approcci. Ciò che vi proponiamo oggi, invece, è di vedere questi approcci come un “Tool kit” e di traslare con facilità da uno all’altro a seconda della situazione in cui si trova la vostra azienda. 

Essere flessibili in questo senso vi ripagherà sicuramente in termini di performance e resilienza aziendale, ovvero la facilità con cui un team riesce a modificare – a prescindere dal livello di incertezza – il modo in cui opera. E se c’è qualcosa che il 2020 ci ha insegnato, è proprio che tutti devono prepararsi ad affrontare in qualsiasi momento alti livelli di ambiguità, complessità e incertezza. 

Come preparare un’azienda a tempi incerti

Se pensate che la crisi causata dalla pandemia di Covid-19 sia l’unico grande problema che ci colpirà in questa prima metà di secolo… purtroppo, vi sbagliate di grosso. Basta pensare a fenomeni come i cambiamenti climatici, i flussi massivi di migrazione che ne deriveranno e all’irrefrenabile progresso tecnologico. Tutto questo cambierà fortemente il nostro tessuto sociale e, di conseguenza, lo scenario economico a cui siamo abituati. 

Questi fenomeni porteranno grandi cambiamenti a tutti i livelli e, se state dirigendo un’azienda o pensate di crearne una a breve, vi consigliamo vivamente di prenderne atto e di prepararvi. 

Allenandosi, infatti, a mixare sapientemente i tre approcci organizzativi, le aziende riusciranno ad affrontare criticità e situazioni difficili con più serenità. Se pensiamo, per esempio, a quelle realtà che affrontano in continuazione scenari a rapida evoluzione – tipo militari o squadre speciali -, è evidente come l’allenamento e la pratica possano ripagare nei momenti in cui si confronta il problema. 

Il giusto mix di approcci organizzativi 

La maggior parte delle aziende già lavora sapientemente grazie alle routine. Spesso e volentieri perché i manager che le dirigono sono stati istruiti per focalizzarsi sull’efficienza e quindi sono predisposti a codificare tutte le best practices in vere e proprie routine organizzative. 

Tutto ciò va benissimo. Ma i manager dovrebbero spingere i propri team anche a saper muoversi nell’incertezza attraverso euristiche e improvvisazione. 

Ecco alcuni consigli su come iniziare: 

  • Analizzate gli approcci che voi e il vostro team utilizzate normalmente per portare a termine i diversi compiti. Per affrontare un eventuale crisi al meglio e adeguare i processi organizzativi di conseguenza, è fondamentale sapere esattamente come opera la vostra azienda in tempi normali. Quali approcci vengono preferiti e per quali tipologie di compiti da svolgere? Una volta che avrete chiarito la risposta, vi consigliamo di codificare il tutto in documenti appositi e poi di essere pronte a rivederli in cado di necessità.

  • Mettete in dubbio gli assunti dietro le vostre routine. Ogni routine e processo organizzativo si basano su diverse tesi che vengono prese per definitive. Metterle in discussione, a volte, può aiutarvi ad operare anche nel caso in cui venissero meno. Per farlo vi suggeriamo di porvi alcune domande:
    – Quali tipi di decisioni devono prendere i manager a più alto livello? Come dovrebbero essere prese queste decisioni in tempo di crisi?
    – Ritenete che le vostre routine siano state ottimizzate al meglio durante il tempo? Possono andar bene anche in tempo di crisi?
    – In quale momento del processo organizzativo/creativo sorgono più spesso problemi? Cosa potrebbe succedere se venisse richiesto di fare il tutto molto più velocemente?
    – Ritenete che le risorse siano allocate nel modo migliore all’interno dell’organizzazione? Se doveste rispondere a un cambiamento importante, le allochereste diversamente?

  • Esercitatevi a fare di più, con molto meno. Se c’è una certezza per quanto riguarda le crisi è che durante questi momenti le risorse a disposizione sono meno. Per questo bisogna essere pronte a portare a termine il proprio lavoro anche se, per esempio, il team viene dimezzato. Un buon esercizio potrebbe essere proprio quello di spingere la propria forza lavoro ad allenarsi a raggiungere grandi risultati anche con meno persone coinvolte nel progetto.

  • Favorite la conoscenza e lo scambio di informazioni tra i vari reparti della vostra azienda. Spesso le organizzazioni tendono a chiedere al proprio personale di specializzarsi il più possibile. Questo è giusto, ma fino a un certo punto. In tempi incerti, infatti, resta comunque fondamentale la disponibilità di forza lavoro in grado di portare a termine più compiti (anche diversi da quelli di cui di solito si occupa). Oltretutto, questo facilita i team a comprendere come gli output finali dipendano dal contributo di ognuno.

  • Investite nella formazione. È importante ricordarsi di prendere del tempo per formare le proprie risorse e aiutarle nello sviluppare nuove conoscenze cosicché possano improvvisare meglio in caso di ambiguità.

  • Identificate le priorità della vostra azienda. Nei momenti di crisi, spesso e volentieri, è difficile riuscire a ottenere l’attenzione dei manager. In questi casi è ancora più importante avere delle metriche ben definite a cui tutto il personale possa ricorrere per prendere decisioni in autonomia e portare avanti l’azienda.

Dite addio alle manie di controllo. Se il gioco si fa duro, è inutile pensare di poter controllare ogni singola cosa. Per sopravvivere i manager devono imparare a delegare e a fidarsi del potere decisionale dei propri collaboratori.

Fonte: “Building Organizational Resilience, To cope – and thrive – in uncertain times, developed scripted routines, simple rules, and the ability to improvise, by Fernando F. Suarez, Juan S. Montes – Harvard Business Review, November – December 2020, Volume 98, Issue 6”.